No guts, no glory:
Durf ketens zichtbaar te maken

In de commerciële dienstverlening, productieomgevingen en in de gezondheidszorg is het denken in ketens nog steeds geen gemeengoed. Of wel denken maar nog niet handelen? Dat doorbreken is de kracht van IMBY.

De traditionele manier van denken in functiebeschrijvingen, afdelingstaken maakt plaats voor het denken in ketens en processen. Een andere mindset over de eigen (afdeling)grenzen heen. Daarvoor moet allereerst wel het besef ontstaan dat er überhaupt ketens en processen zijn. In veel branches, welke dan ook, hebben ketens en processen namelijk de onhebbelijke eigenschap dat ze als een onzichtbare ketting van activiteiten door de organisatie, fabriek of bedrijfs- kantoorpand lopen.

Praktijkvoorbeeld bij de rechtbank
Naast mijn werk als interimmanager geef ik al jaren les in veranderingsmanagement, projectmanagement, logistiek- en procesmanagement. De concepten en theorie over ketens en processen staan vaak ver van mensen hun werkervaring. Zo ook bij een van mijn studenten van de bacheloropleiding, werkzaam bij de rechtbank.

Tijdens de eerste lesdag, rondje kennismaking, triggerde zij mij enorm door te stellen dat er binnen de rechtbank geen ketens en processen bestonden. Waar kwam deze veronderstelling vandaan? Door de lesboeken met te abstracte en conceptuele modellen? Of kwam het door iets anders?

Kijken en handelen met lef
De opdracht ging over het beschrijven van de werkzaamheden van jezelf, de afdeling en je organisatie. Termen als dossierbehandeling, werkaanbod, doorlooptijd van een gerechtelijke zaak waren voor haar ineens gemeengoed geworden. Door de keten en het proces te visualiseren was zij in staat de doorlooptijd van dossiers inclusief knelpunten in kaart te brengen.

Het probleem van de rechtbank was helder: een te lange doorlooptijd van te behandelen dossiers. Met de klant als gedupeerde. Of was deze al niet genoeg gedupeerd op inhoud van het dossier en hiermee twee keer zo hard gestraft gezien de lange doorlooptijd? En zowaar, het besef kwam bij haar dat dit anders kon mits je anders gaat kijken naar bestaande structuren en systemen, ketens en processen. Kijken met lef en out of the box.

Niet meer naar functies kijken maar naar te verrichten activiteiten en van activiteiten in noodzakelijke activiteiten. En dan het lef hebben om deze activiteiten bij anderen neer te leggen. Los van titel en/of hiërarchie. Met als bijvoorbeeld om zelfs de rechter taken te geven die door anderen gedaan werden of juist overbodige activiteiten weg te snijden bij hem.

Het begrip en daarmee inzicht wat ontstaat stelt een medewerker, afdeling en het management in staat om activiteiten op een andere manier en over afdelingsgrenzen heen aan elkaar te knopen. De eerste nieuwe samenhang is geboren. En een end-to-end procesketen krijgt lading. Waardoor de (denkbeeldige) gedachte en inzichten achter logistiek, ketens, processen, netwerken en hulpmiddelen om dit inzichtelijk te maken, grip krijgt op het management van de organisatie.

Doorlooptijd met de helft verkort
In dit voorbeeld: het besef van het bestaan van ketens en processen met onderliggende administratieve en communicatieve processtromen, naar het begrip dat ze bestaan uit informatie, papier en mensen, heeft geleid tot grip op diezelfde activiteiten. Oftewel, het in samenhang brengen van al die activiteiten als een lange keten.

Een (nieuwe)basisstructuur is daarmee ontstaan. Je krijgt zo een abstractiemodel dat hanteerbaar en communiceerbaar is. Wat in deze specifieke casuïstiek heeft geleid tot het verkorten van de doorlooptijd van 50% van de gerechtelijk dossier van drie maanden naar maximaal zes weken.

Ketens en processen als de basis voor verbetering
Van een traditionele manier van kijken naar de (inrichting van de) organisatie geeft hiermee een bestuurder, directie, afdelingshoofd en medewerker een nieuw perspectief; dat van ketens en processen. Als je deze lijn doortrekt naar strategisch-, financieel-, klant- en innovatie/organisatieperspectief, zijn de ketens en processen de basis voor een betere bedrijfsvoering dan voorheen. Ook voor samenwerking buiten de eigen organisatie.

Kan een organisatie (een rechtbank, zorgorganisatie, commerciële dienstverlening, productie- of handelsbedrijf) denken vanuit activiteiten? Dan kunnen ze het denken in functies en afdelingsgrenzen loslaten. En dat zorgt voor samenhang en verbetering in de organisatie. Alles ten gunste van de klant.

Mijn werk als interimmanager, eigenaar van IMBY en adviseur en founder van F2Connect bestaat uit het laten aansluiten van activiteiten in een soepel lopende keten. Met als vertrekpunt de klant. De toegevoegde waarde voor de klant en het rendement worden daardoor flink verbeterd. Maar, je moet wel lef hebben om deze beweging te maken.

Wilt u op korte termijn resultaat zien?

Laat mij dan de krachten van uw organisatie bundelen.
Neem vrijblijvend contact op, dan help ik u graag!